GTDのワークフローをクリップ
+ 収集
追いかけなければならない仕事や覚えておくべき仕事、取り掛かっている途中の仕事（公私問わず）をすべて残らず書き出し、「バケット」の中に集める。「バケット」は紙、メモ帳、PDA、パソコン、現実の整理箱やパソコン画面上の電子メールの整理箱でもかまわない。すべき仕事に関する雑然とした想念を頭から全部追い出し、これらメモ帳や整理箱やパソコンなどに記録し、整理できる状態にする。「バケット」の中身は、週に最低一度は整理して空にする必要がある。
+ 処理
書き出してバケットに投げ込んだ仕事を分類し、厳密なワークフローによって各リストへと分ける作業である。
まず整理箱のトップやメモ用紙などの最初にある仕事から「処理」をはじめる。
処理する仕事は一度に一個だけ。
整理箱には絶対にどんな仕事も戻さない。
処理の開始。整理箱にあるその仕事は、行動をおこすべきものかどうか、考えることが処理の内容である。
YES。行動すべき
・すぐやる。（2分以内でできる場合）
・複雑なものは、計画を立てて行うことにし、計画は定期的に見直す。「プロジェクト」のリストへ。
・複雑でないもので、自分でしなくてもいいものは人に任せる。任せたら「連絡待ち」のリストへ。
・複雑ではないが今すぐしなくてもよいものは後でする。「カレンダー」のリストへ。
・複雑ではなく今すぐしたほうがよいものは、今やっている仕事の次に着手する。「次のアクション」のリストへ。
+ 整理[編集]
残っている仕事に常に注意を払うために使う「リスト」には、以下のようなものがある。バケットにある仕事は処理によってこの「リスト」へ仕分けされ、このリストを常時追跡しながら仕事をこなしてゆく。
次のアクション
注意をしなければならない仕事それぞれについて、取るべき次のアクション（その仕事の最初の一歩）は何かを決める。
たとえば、もし仕事が「プロジェクトレポートを書く」ならば、次のアクションは「Aさんにミーティングの時間について電子メールを打つ」か、「Bさんに電話してレポートに必要な内容を聞く」などとなる。仕事完了までにこなすステップや行動はいろいろあるが、その最初にすべきことは必ずあるはずで、これを「次のアクション」リストに入れ、今やっている仕事の次から次へと行う。
さらにこれらは起こす行動の状況に応じて分類したほうがよい。例えば、「オフィスでする」「電話する」「店でする」など。
プロジェクト
プライベートや仕事での「オープン・ループ」の中で、一回以上の物理的動作が必要な、複雑な仕事は「プロジェクト」になる。これらは常に追跡し、定期的に見直す。プロジェクトに関する「次のアクション」は後回しになり、随時進めていく。
連絡待ち
誰かに仕事や「次のアクション」を任せる場合、あるいはプロジェクトを進めるにあたり何か外部の出来事が起こるのを待たねばならない場合、これらは追跡できる状態にし、随時任せた仕事が終わったか、外部で出来事が起きたか、見直すこととする。
いつかやる
いつかやりたいが今しなくていいものはここに入れる。「将来に備え中国語を勉強」「ダイビングのために休暇をとる」など。
カレンダー
カレンダーも約束や仕事の追跡のために重要である。しかし、アレンは、カレンダーは「ハード・ランドスケープ」と彼が名づけた仕事のためにとっておくべきだと勧めている。ハード・ランドスケープは、ある決まった締め切りまでに絶対にすべき仕事や、時間や場所が決まってしまった会議や約束のことである。すべき仕事はカレンダーではなく、次のアクションリストに書かれるべきである。
GTDの鍵になるものはファイリングシステムである。ファイリングは簡単で、単純で、楽しく苦痛にならないシステムでなければならない。紙1枚に書いたものでも、見直すために必要なら、これまで作ったフォルダに属さないものならば新しいフォルダを作る必要がある。アレンの推薦するものはアルファベット順の単純なファイリングシステムであるが、情報の貯蔵や見直しができるだけ簡単で早く済むものならどういったものでもよい。
見直し
「43Folders」の例
アクションや覚えておくべきもののリストは、毎日や毎週あるいは随時など、見直すことがなければ役に立たない。リストを見直して、やり忘れているものがあればすぐ着手したほうがよい。またある特定の時点で十分な時間とエネルギーがある場合、リストの中から何が今もっともすべきことかを決定し、すぐやるほうがよい。ただし、ぐずぐず先延ばししがちな人ならば、リストの中の簡単なものから手をつけて後に大変なものが残りがちである。この解決のためには、リストの上から機械的に順番に着手するようにしたほうがいい。
GTDでは、最低週に一度、残っているアクションやプロジェクト、連絡待ちなどの仕事の進捗や要不要を評価し、新しく入った仕事や次に来る出来事などを次々収集・処理・整理してリストに加え、常に新しい状態にしなければならない。
アレンは「備忘録」をつくり、毎週頭の中から仕事やプロジェクトの記憶をすっきり整理してしまうことを勧めている。これは12か月分と31日分の43個のフォルダからなるもので、毎日その日の日付のフォルダを開けて仕事をこなして空にし、空になったフォルダは次の月のフォルダの中に入れるというものである。
実行
どのようなリストやシステムも、それを作ることばかりに時間をかけ、実際の仕事を行わないようでは意味がない。以上の方法で頭をすっきりさせ、とらなければならないアクションをとることを、簡単に、単純に、楽しいものにできた場合、先伸ばししがちな傾向は少なくなり、「オープン・ループ」のあまりの多さに圧倒されてげんなりすることも少なくなるであろう。
*1:この処理の際に、「するのに2分とかからない仕事は、今すぐ行う」という「2分ルール」がある。「2分」とは目安で、その仕事を後へ延ばすためにリストやメモを書いたりするのにかかる時間くらいのことである。2分くらいでできそうな細かい仕事は、いまこの場でリストから早めに消してすっきりさせる必要がある。
