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EverNoteからLOG

アイデアやハウツー、時事ネタなど、EverNoteにclipしたもので収まらないものを少しずつ備忘Log & Archiveしていきます。人生はきっと、最適化問題。

時間管理術(2)パーキンソンの法則

時間管理術

デキる人のスケジューリング」には、3つのステップを踏む必要がある。その3つとは、

1、タスクの洗い出し

2、デッドラインの設定

3、タスクのスケジュール化

 です。基本的な事ではありますが、この3つのステップが“きちんと”できているかどうかで、「できる人」と「できない人」に分かれてしまうので、非常に重要なポイントです。

1、タスクを全て洗い出す

・自分の仕事において、やるべきことを本当に分かっているか
・整理されているか?ヌケやモレがあるか。
・タスクが具体的であればあるほど、結果のクオリティーは高くなる
・タスクが洗い出せない場合は、タスクそのものに振り回されることになる
 → ですから、とにかくやるべきことを洗い出して“見える化”する事が大切になる

2、それぞれのデッドラインを決める

パーキンソンの法則
“Work expands so as to fill the time available for its completion”
「仕事は、完成のために与えられた時間を使い果たすまで膨張する」


お恥ずかしながらこの法則の名前は初耳だったのですが、この言葉、実体験として身に覚えがあるある…(笑)。
 子どもの頃で言えば、夏休みの宿題。大人になってからはプレゼン資料の作成などがよい例でしょう。期日まで余裕があったはずなのに、結局手をつけたのは〆切ギリギリ、提出もギリギリ…という経験、皆さんもありませんか?
 追い込まれるまで、楽な方へとついつい流れてしまう…人間とは本来弱い生き物なのかもしれませんね。
 これへの対処法としては、本来のデッドラインより自分自身のデッドライン(しかも絶対にずらせないもの)を設定してしまう事が有効なんだとか。
 その代表的な例が、“子どものお迎え”なのだと若林さんは言います。“子どものお迎え”というずらせないデッドラインを設け、限られた時間の中で仕事をする事で、集中力が高まり、スピードや工夫も生まれ、結果、仕事が捗るというのは納得ですよね?
 一概には言えませんが、残業についても同じ事が当てはまるかもしれません。いつも定時に帰る人は、定時までに終えることを前提として集中して仕事をしているのに対し、慢性的に残業をしている人ほど、残業を前提として仕事をしてしまっているのかも…。

 あなたや周りの方はいかがでしょうか?


スケジュールは「A3用紙」に手書き
1ヵ月→1週間→1日に落とし込む3、スケジュールに落とし込んでゆく
 次にいよいよ実際のスケジュールに落とし込んでゆくプロセスです。若林さんが実践されていてオススメなのが、A3手書きのタスク表。

 この用紙に、1ヵ月→1週間→1日単位で順に各タスクを落とし込んでゆき、振り返りも1週間単位で行います。このA3の用紙に手書きをするのは、大きさがあるため一覧性があるのと、手書きの方がデジタルツールよりどこでもすぐに記入できるから、だと若林さんは言います。
 とにかく、思い立ったことはその時に「書く」――を実践されている若林さん。ご紹介いただいた、書かなければ記憶として定着しないという実証データ(=“忘却曲線”)は、最近物忘れが加速しつつある私にとって、世にも恐ろしい事実でした。
 この「書く」という作業、仕事上のTo Doとして実践できている方は多いですが、「やった方がいいこと・やりたいこと」など人生を豊かにするアイデアや閃きに対しても実践されている方はそう多くはないのではないでしょうか。これら大切な“種”も忘れてしまう前に、その場で書き出し、スケジュールにまでしっかり落とし込めれば、さらに充実した未来が迎えられそうですよね?
 一方、簡単に共有・修正できるという点で、デジタルのスケジュール管理を切り捨てることも今や非現実的です。どちらも一長一短、なかなかデジタルかアナログか?どちらか1つに絞れず、併用している方も多いのではないでしょうか?その場合は、当然ながら、“一元管理する”ために、常に同期することを心掛けたいものです。
 ここで、収納をプラン&スケジューリングする上で挫折しないためのヒントを少々。それは、
「着手すべきはモチベーションを上げるところから!」
 ということです。

 収納を成功させる上で非常に大切なのが、確かに“変わっていっている感”を実感することでしょう。そのために最初は、大雑把に大事なところだけを抑え、細かいところには手をつけないこと!




第一領域:請求書や仕事の公的書類など。期限内に対応が必要な物はアクション別に処理を。
 とにかく重要なものは埋もれないようにし、速やかに処理できないなら障害物はないか見直し。そして、効率化のためにアクション別ファイルにまとめます(簡単ファイリング術参照)。「書く」「電話する」「支払う」など、同アクションはまとめて処理しましょう。

第二領域:ここに自分の夢が紛れている!?具体的に見直して厳選を!
 皆さんのお宅に結構多いのが「いつかこんな物が欲しい」、「いつか参考になるかも」と取ってある雑誌の切り抜きや、随分古い英会話学校の申込書など――。本で言うと、ダイエット本や変身系の本、TOEIC関連書などがあります。
 確かにそこにはその人の「夢」や「ゴール」が潜んでいるので、大事は大事なのですが、ここで今一度見直しをしてみてください!
 まず、その夢はアップデートされていますか?
 案外、既に叶ったものだったり、一時的に周りに流され思い込みに捉われていただけで、既に必要ではなくなっていませんか?もしくは、もう現時点では他の夢に変わってしまっている場合も多々あります。なので、ご自身の今のステージに合わせて、第二の領域も常にアップデートすることが大切。「夢」も「ゴール」も最新かつシンプルになれば、今集中すべきことが見え、取り組む密度が上がるはずです!

第三領域:簡略化。同じ事が起きた時にできるだけ速やかに対応を。
 人間関係の領域でお話しすると、モノが増えやすい人の傾向に“人からいただいた”という理由だけで、手紙やメモなどなんでも取っておかれる方がいらっしゃいます。しかし、そのモノを手放す事で、本当にその人間関係にまで支障をきたすのか、考え直してみるのもお勧めです。

第四領域:“なんとなく”でDMやカタログ、メルマガを受け取らない。



 この領域を紙モノに例えるとDM(ダイレクトメール)やなんとなく購読してしまっているカタログ類でしょう!時間は有限である事を意識すると、これらを発生させない、つまりは“受け取らない”ようにするのが一番。いちいち処分だけでも大変ですし、目を通そうと思ったまま山積みになっていくのもストレス。もっと怖いのが、それらの山に本当に急ぎのものや重要なものが埋もれ、結果として痛い損失を被ってしまう事でしょう。紙ではありませんが、たいして読んでもいないのに削除に時間を取られるメルマガの配信解除もお勧めします!

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