時間管理術(3)時間に対する向き合い方を変える

■ポイント１　不要な時間を失くす

人には余暇を楽しむといった時間を持つことはとても重要です。
しかしながら、余暇は余暇でも全くもって意味のない単なる暇つぶしのような時間の
過ごし方は不要な時間として排除することが望ましい。
例えば、目的なくダラダラと眺めているテレビや意味の無い長電話、惰性で行う遊びなどは不要な時間。
アフターファイブの飲み会なども目的がなく単なるお付き合いで行くのであれば不要な時間として排除していく事が肝要。

■ポイント２　時間短縮を図る

今まで１時間掛かっていた事を５０分でする。１５分で片付けていたことを１０分で片付ける。
というようなことが出来れば新たな時間を生み出したことになります。
通勤や勤務時に歩くことが多いのであれば、速足で歩くなど歩くスピード早めることで
わずかな時間の短縮に繋がります。
健康にも良いことなのでちょっとしたことではありますがおすすめな方法です。
また、昨今ではビジネスではもちろんのこと、家庭においても最早パソコンは必須でしょう。
パソコンでは色々な便利なツールなどが活用できますから、
それらを上手く活用することで思いも掛けない時間の短縮ができることは少なくありません。

■ポイント３　集中している時間を長く保つ

時間を効率良く使うことで想像以上に時間を生み出すことが出来る。

裏を返せば、多くの方が無駄な時間の使い方をしているということです。
例えば３つも４つも作業を細切れ状態であっちをやり、
こっちをやりという作業の進め方は非効率である言わざるを得ません。
人は１つの事に集中することで思いも掛けない力を発揮することが出来ますが、
この集中する状態になるためには一定の時間を要します。
つまり、仮にＡさんが集中する状態になるために１５分要するとした場合、
１時間の作業をするのにも集中するまで１５分掛かりますし、
３０分の作業をするにも１５分掛かるわけです。
どちらが作業効率が良いかは一目瞭然でしょう。
当然のことながら前者の方が効率が良いわけです。
１つのことに集中できる範囲でより多くの時間を取ることにより集中している状態を
長く保つことができ、効率の良い時間の使い方が実現できるというわけです。
だからこそ、集中する状態を長く保てるだけの時間の確保と素早く集中している状態に
入ることとそれを持続する事を意識するように心がけましょう。

■ポイント４　２つ以上の作業を同時並行的に進める

先程、作業を細切れであっちもこっちもやることは非効率的な時間の使い方で
あるかのような表現をしましたが、全てがそうであるかと言うと
決してその限りではありません。
２つ以上の作業を同時並行的に進めることが出来るものは、このような時間の使い方を
意識的に取り入れることで大きく時間を圧縮することも可能です。
例えば、車の運転中にはリスニング教材を流して勉強することもできますし、
電車で通勤されているのであれば他の有効的な時間の使い方も出来るでしょう。
また、お風呂に入りながら読書をするなんていうことも有効的な時間活用法です。
これらがストレスになるということであれば、無理にはお勧めしませんが
時間を捻出するということで考えるのあれば積極的に取りれてみるべき手法だと言えます。

■ポイント５　集中している状態を阻害する要因を排除する

ポイント３の所で１つの作業に集中する時間を長くとることで時間の効率化が図れると
申し上げましたが、この集中する時間を阻害する要因となるものがあれば
この取り組みに対して足を引っ張ることになります。
その最たる例が電話です。電話は相手の都合は関係なしで掛かってきます。
あなたがせっかく集中した状態に入ったとしても１つの電話がそれを元の状態、
つまり集中していない状態に引き戻してしまうのです。
これはメールも同じこと。メールが来る度に音が鳴るように設定されている方も
おられるでしょう。これも集中している状態から引き戻される元となります。
着信メールの音が鳴る度に気になりませんか？
詰まるところ、集中している状態が途切れたことを表しているのです。
『携帯電話』の文化が根付いてからというもの、人は気にしていないようでもメールを、
もしくは電話を気にしているものです。
電話が鳴ってもいないのに、震えてもいないのに「あっ電話（メール）だ。」と
思ったことはないですか？そのくらい人は意識していないつもりでも
潜在意識的に携帯電話の奴隷となってしまっています。
だからこそ、意識的に電話やメールから離れる必要があるのです。
このように集中する時間を遮断してしまう恐れのある電話やメールなどは
出来る限り聞かない、見ない、取らないということをすると良いでしょう。
とは言え、それが出来る状態であればやはり気になってしまうものです。
なので、できることなら聞こえない、見えない、取れない状態を
あえて作ることも１つの方法です。
他の作業をしている時には携帯電話のスイッチを切る。
固定電話の呼び鈴は電源をＯＦＦにし、留守番電話にしておく。
電話代行サービスを利用する。
などの対策をしましょう。

■ポイント６　集中する状態をマックスに集中する時間を、とは言ってもなかなか集中できないということもあります。

そんなときの為にちょっとしたお助けマンになるのが『タイマー』です。
１つの作業に取り掛かる前に予め作業時間を設定しておき、
その時間をあえてタイマーでセットしておくことで
『時間内に作業を終わらせる』といった意識が高くなります。
そうすると自ずと集中力もアップするということになるわけです。

■ポイント７　整頓物作りの現場では５Ｓ活動なるものが当たり前のように言われたりしておりますが、

これは何も生産現場だけに適用されるものではありません。
事務作業の効率化においても整頓は効率の良いの作業をこなす上で重要です。
身近な例で言うと、机の上や引き出しの中が煩雑だと作業効率が悪くなることは
言うまでもないでしょう。物を１つ探すことに対しても時間が掛かりますよ。
あなたの周りにも必ず１人や２人はいるのではないでしょうか？
書類が山積みになっている机の上の余った小さいスペースで作業をしている方が。
これは作業効率という面からも低下せしめていると言っても良いでしょう。
そして、これと同じことがパソコン上でも言えます。
あなたのパソコン画面はシンプルで綺麗に整頓されてますか？
多くのアイコンがあちこちに散らばっていて
整頓されていない状態にはなっていないでしょうか？
そのような状態ならアイコン１つ探すのも多少なりとも時間が掛かってしまいますし、
もっと言えば、アイコンが散りばめられている状態は集中力を削いでしまう
原因にもなりかねません。
なので、身の回りの整理はもちろんのこと、
パソコンの画面上も綺麗に整頓することをお勧めします。

■ポイント８　整理整頓と同等に扱っても良かったのですが、あえて分けることに致しました。

そして、本来であれば整理をしてから整頓なわけですが
整理を後に持ってきたことにも理由があります。
生産現場で５Ｓ活動を実施していると大半がこの『整理』で躓きます。
つまり、捨てることが出来ないわけです。
「また、使うかも。」
「これは高かったから。」
「もったいない。」
などの理由でなかなか整理出来ないのですね。
しかしながら、大概の場合においてこれまで長く使ってこなかったものは
この先も使うことはありませんし、いくら高価なものであっても
使わないものは宝の持ち腐れです。
現金化できるのであればその方がまだマシでしょう。
ましてやもったいない等というのは論外で要らないものを置いておくことで
不要な時間ロスが生じることの方がよっぽどもったいないです。
つまり、要らんものは要らんということです。
不要なものはさっさと処分してしまいましょう。

■ポイント９　体調管理意外と見落としがちなのが健康管理

いくら無駄な時間を削ぎ落して使える時間を捻出できたとしても、
せっかくのパフォーマンスが落ちてしまうのではもったいないという他ありません。
体調が万全か否かによって作業効率はもちろんのこと、
仕上げる完成度が全然違ったものになることは言うまでもないでしょう。
だからこそ、体調管理には気をつけたいものです。

■ポイント１０　タイムイズマネー

時間はお金であるという認識をしておく
人に与えられた時間の総量は千差万別ですが
人生が時間で出来ていることに変わりはありません。
言うなれば人は生まれたその瞬間から死に向かって生きているわけです。
つまり、時間の経過と共に残りの人生が短くなっているわけですね。
だからこそ、時間というものはとても貴重なわけです。人生そのものなのです。