訪問マナー
[B][◆][◇][8] 訪問マナー(1) 基本と準備
(1)訪問前準備
【用件整理】
・目的
・伝える順序
・必要書類
・名刺
【訪問先確認】
・住所
・連絡先
・交通手段
・所要時間
【事前調査】
・訪問先の社名
・業務内容と現在の活動状況
・自社との共通点
・関係/関連企業
(2)アポイントのとり方
【事前整理】
・日時と目的
・所要時間と相手指定
・訪問予定人数
【手順】
①名乗って取次の依頼
②用件
・目的
・所要時間の目安
・相手の都合を問う
③確認
・用件
・日付と時間
・場所
・こちらの人数
④感謝
●タブー(禁則事項)
【時間帯】
・始業直後
・終業前
・休み明け午前
・週末の夕方
・正午前後
◇ 理由 ◇
*いない可能性がある
[B][◆][◇][8] 訪問マナー(2) 訪問先にて
(1)到着まで
①遅れそうなときは、早めに連絡
②コートは外で
③訪問先を清潔に
④身だしなみ
⑤携帯電話はマナー
(2)訪問先でのマナー
【手順】
<ステップ1 :受付>
①所属と氏名を自己紹介
②取次先の依頼
③指示に従う
・面会票などを記入
<ステップ2 :案内>
・会釈と儀礼の徹底
<ステップ3 :面談>
①挨拶と名刺交換
(※渡すものがあればこのときに)
②手短に用件を告げる:「本日は、●●の件でお伺いしました」
・順序と5W3Hを守る
・資料は相手に向ける
・相手の目を見る
・メモを必ず取る
③基本事項に注意しながら話を進めていく
・結論を出す事を目的とはせず、確認と判断/検討事項を明らかにすることを内心の目標とする
・時間を守る
<ステップ4 :辞去>
①面談内容を必ずメモから復唱確認する
・決定事項
・勘案/検討事項
・処理
②挨拶と感謝
「本日は、お忙しいところ貴重なお時間をいただきありがとうございました」
「引き続きお世話になります」
「何かございましたら、私どもへお申し付けくださいませ」
③儀礼と退出
「それでは、失礼いたします」
※備考
・お見送りは辞退してみる(気が楽だし)
・会釈など、儀礼を踏む
<ステップ5 :帰社後の処理>
①報告と次の指示を仰ぐ
②必要であれば、礼状を出す
[B][◆][◇][8] 訪問マナー(3) 名刺交換と紹介
●名刺の扱い方
【出すとき】
①下位から先に出す
②相手に見えるように
【受けるとき】
①その場で復唱し、読みなどを確認
②儀礼
③基本は座っている順に並べて置いておく
【受け取ってすぐの扱い】
①面談中は席順に並べて置いておく
②用件が済んだ後に一枚ずつしまう
【帰社後の処理】
・帰社後、名刺の裏などに追記をし、データに保存
※【ケース1 先に相手に出されてしまったら】
→ まず受け取ることを優先
※【ケース2 相手が話をはじめてしまったら】
→ まず話を聞くことを優先
→ ひと段落後に必ず渡す
※【ケース3 名刺を切らしている】
→ 侘びいれ後、所属と氏名を名乗る
→ 次回訪問時に必ず持っていく
●紹介する際
【順序の判断】
[社内の人] → [社外の人]
[目下の者を] → [目上に]
[年下を] → [年上に]
[親しい間柄を] → [面識の少ない人に]
[紹介を頼まれた人を] → [紹介される人に]
[身内や家族を] → [他の人に]
【注意点】
*社内の人を、社外の人に紹介する際は、呼び捨て
*社外の人にはすべて、肩書きをつけ、かかわりや状況を補足する
(一例)
「いつもお世話になっている」「〇〇」「課長」