社内文書の取り扱い
社内文書 取り扱い
● 迅速に処理
● 過不足なく体裁を整える
・書類配布の場合、『必要数』『ホチキス』
・書類保存の場合、『パンチ穴』
● 処分は原則シュレッダー
・個人名や宛名があるものはシュレッダー
☆ファイリングのポイント
【ルール】タイミングと時期と目的を決める
(一例)
・配布や回覧が済んだとき
・業務完了後は廃棄(もしくは決算まで)
・業務中にのみ用いる
【担当者】文書管理者を設定し、ファイルシステムを考案させる、また個人にも管理を徹底させる
→ つまりタグの付け方のこと
(一例)
・inbox → 状況と状態別
・Archive → 時期別
・DataFolder → 案件別
【場所を決める】
・ひとつの部と課のものはその部と課で整理し保管する
・定位置を決める
・ → 不要なものと必要なものに分ける → 時期別に仕分ける → 状況や状態別に仕分ける
社外文書:FAXでのビジネス文書
【送信日付】
【票名】
【宛名】
【送信者情報(自社)】
・社名と部署、肩書き
・自分の名
・住所
・連絡先(TEL)(FAX)
【送信した総枚数】
【件名】
【用件】
□ご確認ください □折り返しご連絡ください □後ほど連絡さしあげます
【本文】
- 記 - をいれて改行する
【ページ数】