時間管理術(4)１４の時間管理の方法
1.TO DOリストを作成する
いわゆる行動チェックリストの作成。しかも一度作って放置ではなく、必要があれば逐次更新する。そのためにもデジタル式の媒体(携帯電話など)の方が運用はしやすい。さらにできるだけ要件を細かく分解し、詳しく書き連ねること。
2.時間を配分する
TO DOリストの内容について時間を配分する。短時間でできるものがあれば、電車の待ち時間などふいに訪れた「スキマ時間」に行えることも見えてくる。
3.デッドラインの設定とその遵守
各作業のデッドラインを設定し、その期日を極力守るようにする。明確な目標を設定することによってプレッシャーはかかるものの、遵守率は高くなる。
4.効率的な時間の活用
例えばメールチェックを毎日決められた時間にのみ行う、同じメールを何度もチェックしない、今この瞬間に返事をする時間がないのならメールのチェックは後回しにする、同じ書類を二度三度読み返すようにしないなどなど、余計な時間拘束は極力避けるようにする(【「電子メール中毒」からの解放を目指して・12ステップ解消法】なども参考になる)
5.机の整理整頓
いざという時にすぐに必要な文具を見つけ出せるように、机の上を整理しておく。さらにデスクトップやメールソフトの受信メールフォルダーもきれいにまとめ上げておく。
6:自分の仕事に執着する
自分宛の書類箱を作り、そこに書類をまとめておいてもらうようにする。さもないと机の上が自分宛の書類で煩雑化し、ゴミ溜めのようになる。
7.邪魔を避ける
時間がまったく無いのなら、個室で作業をしている場合には扉を閉める。同僚にもその旨を伝えて対応するヒマが無いことを意思表示しておく。
8.共同・協力姿勢を忘れずに
単独作業でなく同僚らと共同した作業の場合、自分は同僚の作業が予定通り終了する前提でいるし、同僚も自分の作業が予定通りに終わるつもりで進行している。しかしその思惑が100％うまくいくとは限らない。どちらかが(何らかのトラブルで)相手の足を引っ張る可能性も否定できない。あらかじめ締め切りよりも早めに作業を終えられるよう勤めるのが無難。同僚が作業に遅れを来たした場合でも、自分が「予定通り」締め切りより早めに終えていれば、残りの時間を手助けに充てられるからだ。
9.不必要なフォローアップを止める
進捗状況の検証や分析、適切なアドバイスは必要だが、それが「横やり」「茶々入れ」のレベルになると、単なる邪魔でしかない。個々に「責任」を与えた上で委任しているのだから、それに任せるべき。一から十まで自分が把握しようとすると、自分自身がオーバーフローを起こすだけでなく、フォローアップを受けた側も効率が低下しかねない。
10.定期会議を止める
定期会議が本当に必要なら、定刻に終えるように努める。もし「会議のための会議」となっているのなら、それは単なるムダでしかないので見直しを図るべき。
11.「多忙状態」を維持する
常に最低でも一つのプロジェクトに携わる状態を維持し、緊張感をキープする。さらに単なるルーチンワークの繰り返しではなく、複数のプロジェクトに関わることで、心身ともリフレッシュが出来、アクティブさを確保できることになる。
12.プロジェクトは慎重に選ぶ
いくら自分自身が真剣に、そして誠心誠意をもって努めても、手がける作業がロクでもないものなら、モチベーションは下がるし時間の無駄となり、時間管理どころではなくなる。対象となるプロジェクトが会社、そして自分自身にプラスとなるものか否かを判断するのが大切。例えば「これは自分のキャリアにプラスとなるのか」「この作業に時間を費やして良いのか」と自問自答する姿勢を持たねばならい(【残業を断るための5つの決めゼリフ】などが必要になる場合もあるだろう)。
13.イヤなことの先延ばしは止める
つまらないことを後回しにしたくなるのは人間の性(さが)というもの。しかし「つまらないこと」を先に手がけることで、「これが終われば次に自分の興味深い作業に取り掛かれる」というポジティブな心境で作業をすることができる。逆に後回しにしてしまうと「このあとには、あのイヤな作業をしなきゃならないよ」という思いにかられ、好きな作業の効率も落としかねない。例えば数字とにらめっこをするのが苦手な人なら、会計関連の作業は(頭がさえている)朝一にこなしておくべきだ。
14.「ごほうび」の設定
時間管理は純粋な仕事の作業だけとは限らない。仕事・作業を終えて、一休みをし、活力を充てんすることも含まれる。また、あらかじめ「ごほうび」を自己設定しておくことで、モチベーションも高まり、作業効率も上がり、予定通りに作業をこなせ、時間の管理もうまくいくはずだ(「ごほうび」そのものについては【やる気を回復させる4つのポイント】も参考になる)。
